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Geschenke für Mitarbeiter verbuchen – ein Leitfaden durch den steuerlichen Dschungel

Kennst du das? Die Firma möchte ihren Mitarbeitenden zum Jahresende oder zu besonderen Anlässen eine kleine Aufmerksamkeit zukommen lassen – vielleicht als Dankeschön für die geleistete Arbeit, als Motivationsschub oder einfach, um Wertschätzung zu zeigen. Doch schon tauchen Fragen auf: Wie verbucht man solche Geschenke? Welche steuerlichen Regeln gilt es einzuhalten? Und was, wenn die Geschenke an besondere Mitarbeitergruppen wie Schweißtechniker gehen? In diesem Artikel möchte ich gemeinsam mit dir diese Fragen klären und dir zeigen, wie du Geschenke an Mitarbeiter richtig buchhalterisch behandelst, damit es keine bösen Überraschungen bei der Steuerprüfung gibt.

Geschenke an Mitarbeiter – mehr als nur eine nette Geste

Was für den einen nur eine kleine Aufmerksamkeit ist, kann für das Finanzamt schnell kompliziert werden. Geschenke an Mitarbeiter sind grundsätzlich Zuwendungen, die – je nachdem wie hoch ihr Wert ist – steuerlich unterschiedlich behandelt werden. Dabei geht es weniger darum, ob das Geschenk nett gemeint ist, sondern darum, wie viel es wert ist und wie es verbucht wird. In der Praxis bedeutet das, dass du als Arbeitgeber im Blick haben musst, ob die Geschenke eine sogenannte Freigrenze überschreiten oder nicht.

Diese Freigrenze wurde in den letzten Jahren immer wieder angepasst. Aktuell, also für 2023 und 2024, liegt der Wert bei 60 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Das heißt: Liegt der Wert eines Geschenks für einen einzelnen Mitarbeitenden unter diesem Betrag, kannst du es als Betriebsausgabe geltend machen, ohne dass es steuerlich als Arbeitslohn gilt. Überschreitest du diese Grenze, wird das Geschenk als geldwerter Vorteil angesehen, der grundsätzlich lohnsteuerpflichtig ist.

Ein Beispiel für ein passendes Geschenk könnte ein Zunftschmuckstück aus dem Sortiment der Steelmonks sein, das mit einer persönlichen Note und gleichzeitig unter der Freigrenze bleibt.

Im Gegensatz dazu können hochwertige technische Geräte oder andere kostspielige Geschenke schnell die Freigrenze überschreiten und sollten daher gut geplant werden.

**Wichtig:** Die steuerlichen Regelungen können sich ändern. Es empfiehlt sich daher, immer aktuell informiert zu bleiben und bei speziellen Fragestellungen Expertenrat zu nutzen. So bleiben deine Geschenke nicht nur herzlich, sondern auch formal korrekt.

Zusätzliche Tipps für die Praxis: So gestaltest du Geschenke clever und regelkonform

Langfristig ist es nicht nur wichtig, Geschenke richtig zu verbuchen, sondern auch klug zu gestalten, damit sie beim Empfänger ankommen und steuerlich unproblematisch bleiben.

1. Zeitpunkt der Übergabe beachten: Geschenke am Jahresende, etwa zu Weihnachten, sind üblich. Doch auch kleine Aufmerksamkeiten zu anderen Anlässen wie dem Geburtstag oder einem Jubiläum können gut ankommen. Eine Verteilung mehrerer kleinerer Zuwendungen über das Jahr verteilt, statt einer großen Summe auf einmal, hilft dabei, unter der Freigrenze zu bleiben.
2. Ideen mit persönlichem Bezug: Ein Geschenk, das den Alltag erleichtert oder persönliche Interessen widerspiegelt, macht mehr Freude. Beispielsweise ein hochwertiges Arbeitswerkzeug für einen Schweißtechniker oder ein Gutschein für ein Seminar kann mehr Wertschätzung ausdrücken als reine Gutscheine.
3. Betriebsveranstaltungen einbinden: Gemeinsame Feiern mit Essen und kleinen Präsenten fördern nicht nur den Teamgeist, sondern ermöglichen auch steuerliche Vorteile, da Betriebsveranstaltungen eigene Freibeträge haben. Dabei kannst du einen Teil der Kosten steuerfrei ansetzen, wenn die Veranstaltung gut dokumentiert ist.
4. Klare Kommunikation: Informiere deine Mitarbeitenden transparent über den Wert und Anlass der Geschenke. So entsteht ein besseres Verständnis und Wertschätzung wird sichtbarer – das stärkt die Bindung ans Unternehmen.
5. Regelmäßige Prüfung der Werte: Gerade bei Gutscheinen oder Sachgeschenken sollte der Marktwert regelmäßig überprüft werden, um unangenehme Überraschungen bei der Steuerprüfung zu vermeiden.

Technische Hilfsmittel zur Unterstützung in der Buchhaltung

In der digitalen Welt gibt es praktische Softwarelösungen, die dir bei der Erfassung und Verwaltung von Mitarbeitergeschenken helfen. So kannst du beispielsweise mit Anwendungen wie "ZuwendungsManager Pro" alle Geschenke transparent dokumentieren, die jeweilige steuerliche Behandlung automatisch ermitteln lassen und die Buchungsbelege direkt erzeugen. Das spart Zeit und minimiert Fehler in der Buchhaltung.

Aber auch einfache Excel-Listen mit klaren Spalten für Empfänger, Geschenkart, Wert und Datum können Wunder wirken, um den Überblick zu behalten. Wichtig ist, dass alle Informationen nachvollziehbar und verständlich gespeichert sind – ein Sicherheitsnetz für alle Beteiligten.